Советы по эффективной работе с несколькими проектами
независимый информационный портал об инвестициях и финансовых инструментах в России и зарубежом
КРЕДИТНЫЙ КАЛЬКУЛЯТОР
о проекте

Мультизадачность или как работать над несколькими проектами сразу

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
2 голоса
418
Последние изменения: 11.03.2019

Мультитаскинг или как работать над несколькими проектами сразуУмение работать с несколькими проектами/задачами одновременно высоко ценится в условиях современного бизнеса. Так, подобное требование указывается большинством работодателей. Оно часто фигурирует в описаниях вакансий, связанных с менеджментом, информационными технологиями и рядом других отраслей.

Принцип многозадачности нередко используется многими фрилансерами. Однако на практике этот подход приводит к разным результатам. Одни специалисты утверждают, что синхронное выполнение нескольких дел может оказаться конструктивным. Другие эксперты, наоборот, говорят о нежелательности распыления ресурсов. Действенные советы по эффективной работе над несколькими проектами помогут организовать профессиональную деятельность в условиях мультизадачности.

Работа над несколькими проектами: что это значит

В лексиконе современных менеджеров часто фигурирует понятие многозадачности, или мультизадачность. Так, например, под этим термином обычно подразумевается синхронное решение одним специалистом двух и более задач.

Дополнительно мультизадачность может означать способность человека к одновременному выполнению нескольких активностей. Наконец, многозадачностью нередко называют ситуацию, при которой исполнитель переключается с одного вида деятельности на другой, не завершив предыдущую задачу.

В первую очередь стоит отметить, что все эти определения указывают на экстраординарный характер многозадачного труда. Важно понимать, какие риски подразумевает такой подход к работе над проектами.

Если специалист работает над несколькими задачами одновременно, у него могут возникнуть определенные затруднения. Чтобы успешно избегать подобных проблем, нужно заранее планировать собственные действия. Грамотная расстановка приоритетов также способствует предотвращению ряда сложностей, рассмотренных ниже.

Несоблюдение сроков сдачи

Часто бывает так, что исполнитель берется за выполнение сразу нескольких задач, не учитывая свои возможности. Как результат, возникают проблемы со сдачей проектов из-за срыва установленных сроков. При таких обстоятельствах многозадачная работа теряет всякий смысл.

Следовательно, чтобы избежать таких сложностей, нужно адекватно оценить свои  ресурсы. Важно заранее понять, сколько времени потребуется на реализацию каждого проекта. Дополнительно нужно выяснить, сможет ли исполнитель синхронизировать работу над поставленными задачами, придется ли ему переключаться между выполняемыми активностями.

Зависание специалиста над решаемой задачей

С данной проблемой сталкиваются многие фрилансеры. Она хорошо знакома тем людям, которые занимаются творческой работой и самостоятельно организовывают собственный труд. Конечно, вдохновение и правильный настрой способствуют успешному решению поставленных задач. Однако далеко не всегда все складывается именно так, как хотелось бы исполнителю.

Отсутствие идей, сомнения в правильности выбранного подхода, наличие множества вариантов – все это может деморализовать фрилансера. Необходимо время, чтобы разобраться с проблемными моментами и, наконец, приступить к выполнению работы.

Если такое промедление чревато срывом установленных сроков, специалист не должен его допускать. Длительная пауза – непозволительная роскошь при синхронном выполнении нескольких задач.

Трудности с переключением между выполняемыми активностями

Чтобы одновременно вести несколько проектов, исполнителю часто приходится переключаться с одной задачи на другую. При каждом таком переключении возникают большие сложности, если специалист не завершил предыдущую активность должным образом.

С данной проблемой нередко сталкиваются те фрилансеры, которые стремятся довести окончательный результат до совершенства. Исполнителям-перфекционистам трудно переключаться между активностями, потому что их мысли по-прежнему остаются в предыдущих задачах.

Следовательно, всегда существуют большие риски, связанные с ненадлежащим качеством или несвоевременной реализацией проектов.

Распыление ресурсов на множество активностей

Если ресурсы распределяются по нескольким актуальным задачам одновременно, психологическое выгорание проектного исполнителя ускоряется. Специалист быстро утомляется, а его работоспособность заметно снижается.

Способность к сосредоточению на поставленных задачах ощутимо ухудшается, так как потенциал исполнителя распыляется между проектами. Чем больше времени уделяется выполнению каждого задания, тем меньше общая эффективность такой работы.

Поэтому в заключение нужно отметить, что максимизация количества задач при ограниченных ресурсах не благоприятствует достижению нужного результата. Мультизадачность всегда требует основательного подхода к ресурсному обеспечению каждого из реализуемых проектов.

Возможно вам также будет интересна статья: «8 полезных советов и лайфхаков начинающему фрилансеру».

При каких обстоятельствах допускается многозадачность?

Несмотря на вышеперечисленные риски, многие менеджеры и фрилансеры, однако, готовы брать в работу несколько проектов одновременно. Наоборот, они видят в этом возможность наилучшего применения ограниченных ресурсов.

Фрилансеры, например, часто практикуют мультизадачность из-за нестабильного поступления заказов. Иногда они вынуждены работать в ускоренном темпе, если задания оформляются очень часто. А бывает и так, что заказов становится мало, возникают простои, заработки снижаются.

Так или иначе, синхронному выполнению специалистом нескольких заданий благоприятствуют следующие обстоятельства:

  1. Исполнитель объективно оценил собственные возможности и решил, что справится с определенным количеством назначенных проектов. Завышать планку не следует, потому что это неизбежно приведет к стрессам, чрезмерным нагрузкам, неудовлетворительным итогам.
  2. В настоящее время у исполнителя отсутствуют невыполненные задания с истекающими сроками. Следовательно, данное обстоятельство позволяет взять сразу несколько проектов в работу, учитывая ресурсные лимиты. Если имеются заказы, ещё требующие доработки, получение дополнительных заданий может оказаться рискованным.
  3. Фрилансер не увлекается бесконтрольным привлечением новых заказов, успешная и своевременная сдача которых нередко становится проблематичной. Если исполнитель с готовностью берется за новые задания, но часто не доводит их до конца из-за возникающих сложностей, ему рекомендуется воздержаться от многозадачной работы.
  4. Исполнитель (менеджер) предпочитает действовать в ускоренном режиме, так как подобный подход соответствует его характеру. Он не боится значительных объемов, сложных задач, сжатых сроков. Однако каждый фрилансер должен хорошо знать предел собственных возможностей. Не все исполнители могут работать в экстремальных условиях. Следовательно, браться нужно только за те задания, которые фрилансер (менеджер) в состоянии вовремя реализовать.
  5. Профессиональная деятельность фрилансера (менеджера) не наносит ущерба интересам его семьи. В первую очередь это касается времени, уделяемого близким людям. Оно должно быть достаточным.

Как повысить эффективность многозадачной работы: советы экспертов

Учитывая все вышесказанное, возникает вопрос о том, как вести несколько проектов одновременно. Ведь многозадачность – это не только риски и трудности. Синхронное выполнение множества заданий позволяет менеджеру (фрилансеру) более эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Чтобы добиться успеха на этом поприще, рекомендуется следовать советам профессионалов.

Полная концентрация на каждом из выполняемых проектов

Исполнитель должен уметь сосредотачиваться на каждом из выполняемых заданий. Речь идет о максимальной концентрации усилий специалиста на каждом конкретном проекте именно в то самое время, которое для него отведено. Следовательно, на протяжении данного времени менеджер (фрилансер) не должен отвлекаться на иные задачи. Чтобы успешно выполнить эту рекомендацию, необходимо заранее исключить любые отвлекающие факторы.

Планирование и организация

Так, к многозадачной работе следует основательно подготовиться. Порядок выполнения каждого нового проекта нужно тщательно обдумать, спланировать и организовать.

Любое отдельное задание должно быть четко увязано с другими заказами по ресурсам, срокам, усилиям. Нужно учитывать, что каждый новый проект способствует усложнению работы в условиях мультизадачности, так как появление дополнительных заданий часто приводит к перераспределению приоритетов и ресурсов.

Особое внимание следует уделить надлежащему информационному обеспечению многозадачной работы.

Использование инструментов для планирования и контроля

Речь идет о применении бумажных и электронных носителей информации. Хорошим подспорьем оказываются записные книжки, бумажные блокноты подходящего формата, а также электронные средства (например, планшеты, мобильные приложения).

Недооценка этого простого фактора часто приводит к проблемам, нестыковкам, затруднительным ситуациям.

Кроме того, продвинутым исполнителям (менеджерам) рекомендуется пользоваться проверенными алгоритмами проектного управления. Например, можно успешно применять SCRUM – эффективный метод управления проектами.

Тайм-менеджмент

Эффективное управление собственным временем – важнейший навык успешного исполнителя (менеджера, фрилансера). Для многозадачной работы тайм-менеджмент приобретает особую значимость. Он предусматривает следующие аспекты:

  • грамотная расстановка приоритетов;
  • оценка временных затрат;
  • разумное распределение ресурсов;
  • календарное планирование выполняемых мероприятий;
  • жесткий контроль сроков.

Согласование сроков исполнения заданий с заказчиками

Важный момент – учитывать и согласовывать допустимый резерв времени. Так, многие заказчики лояльно относятся к возможности продления сроков исполнения для проектов, если это не противоречит их интересам. Кроме того, опытные фрилансеры часто создают запасы времени самостоятельно, досрочно сдавая отдельные проекты. Следовательно, освобождается время, которое может использоваться для других заданий.

Вывод

Многозадачная работа может предполагать как возможности, так и угрозы. Чтобы воспользоваться преимуществами такого подхода и нивелировать вероятные риски, нужно грамотно подходить к организации труда. Поэтому в заключение следует отметить, что эффективное выполнение нескольких проектов можно реализовать, если соблюдать простые рекомендации опытных экспертов.

Читайте также: «Как эффективно работать удаленно: ТОП советов».

Ваша оценка данной статьи:
  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
2 голоса
Похожие публикации
Оставить комментарий

Оставить комментарий

  Подписаться  
Уведомление о